Pour mes pre-payes, les disques vont chez un prestataire externe ; Comment continuer ?

De nombreuses entreprises de transports, TPE, PME, mais aussi certains groupes importants, confient la tâche du calcul des pré-payes, voire des payes, à des organismes extérieurs.
Ce souhait d'externalisation trouve son origine dans plusieurs motivations dont voici les principales :

 le temps passé actuellement pour numériser le disque en papier avant traitement informatique ;

 le principe d'impartialité de la lecture qui prévaut pour les entités qui procèdent à cette mission ;

 la compétence de ces consultants, du fait de leur contact permanent avec les textes, les conventions collectives, les accords de branches, leur permettant d'être immédiatement réactifs aux modifications des modes de rémunération des conducteurs routiers, en particulier pour la branche du transport terrestre !

  la disponibilité pour répondre à des questions pointues, à des difficultés rencontrées par les chefs d'entreprise, à des soucis pour remédier aux infractions constatées par les administrations de contrôle.

Cette mission, accomplie par des sociétés de droit privé, par des organisations professionnelles, par des groupements pour leurs adhérents, par certaines sociétés de transports pour leurs sous-traitants ou collègues, est un maillon essentiel du volet social des entreprises de transport routier. Or, le passage à la carte puce électronique a pour conséquence majeure directe la diminution du temps passé à la lecture, puisqu'il n'y a plus de numérisation des graphiques de la feuille d'enregistrement, mais toutes les autres motivations que nous venons d'évoquer ci-dessus continuent à s'appliquer… et certainement de façon encore plus importante !

Les procédures actuelles de collecte des disques de chronotachygraphes et de restitution des informations mises en place entre les entreprises et leurs consultants sont simples : envoi par voie postale ou collecte physique des feuilles d'enregistrement. Les feuilles d'enregistrement et les résultats sont ensuite restitués soit par voie postale ou remis en main propre ou bien visualisés sur un site Internet, en ASP. 

Les questions :

Avant d'aborder celle-ci, il convient de préciser un détail. Au moins une des télécollectes régulières doit obligatoirement conduire à un archivage des données signées des cartes conducteurs et des UEV (voir la page Le Chronotachygraphe devient électronique / Un nouveau système). Toutefois, il est convenu que les seules données de la carte conducteur sont généralement suffisantes pour procéder aux traitements de la pré-paye.

Cette question est très simple, mais de taille !
Le conducteur ne pouvant pas se démunir de sa carte, comment collecter les données, et les transmettre au prestataire externe ? Le principe d'un déplacement mensuel des conducteurs chez le prestataire semble peu élégant, sauf en cas de réelle proximité ! 

Les reponses Tg2S :

Le début des réponses est commun avec une autre question : Mon conducteur est à l'autre bout de la France, comment je récupère les données de sa carte à puce ? , d'autres éléments de réponse se trouvent aussi dans la page Tg2S, la réponse professionnelle / Prestations et systèmes :

Ainsi, nous allons utiliser les capacités de Tg2S à collecter à distance les informations pour les restituer au prestataire.

Pour assurer cette collecte sur les serveurs Tg2S, nous utilisons : 

   soit un boîtier T2S très discret, transportable, qui permet la collecte des cartes et éventuellement des UEV sur les sites dépourvus d'informatique.

   soit un logiciel Tg2S sur un PC, qui collecte les données de la carte et éventuellement de l'UEV (système PC2S). La télétransmission peut se faire soit par le téléphone, soit par Internet.

Si le client le souhaite, les données sont archivées par Tg2S.

En ce qui concerne la restitution ou la duplication :

Grâce à son système de centralisation des fichiers, et sur instruction de l'entreprise qui reste évidemment propriétaire de ses propres données, Tg2S retourne les fichiers collectés des cartes conducteurs EXACTEMENT DANS LE MÊME FORMAT QUE LA COLLECTE, MUNIS DE LEURS SIGNATURES, vers les prestataires de service de pré-paye quelle que soit leur localisation en France :

   par messagerie

   par FTP

   sur un domaine protégé.

Ceux-ci n'ont plus qu'à intégrer ces fichiers sur leurs systèmes de traitement, et continuer à travailler avec chaque client exactement comme ils le faisaient précédemment. L'écueil de la carte à puce est ainsi contourné. Le prestataire n'a donc pas la nécessité de changer son outil, hormis sa mise à jour qu’il aurait de toute façon réalisée, car nécessaire à la prise en compte du fichier de données en provenance de la carte. Ce mode de fonctionnement permet effectivement au prestataire externe de conserver ses pratiques en usage avec ses clients.