FAQ

Notre foire aux questions

Chrono numérique et carte a puce ?… Mais comment je vais faire ?!?

 

Le règlement CEE 3820 du 20 décembre 1985 fait suite à deux textes de même nature parus en 1969 puis en 1977. Ces dispositions visent « l’harmonisation des conditions de concurrence entre les transports terrestres, notamment en ce qui concerne le secteur routier, ainsi que l’amélioration des conditions de travail et de la sécurité routière », par l’installation dans les véhicules concernés d’un « appareil de contrôle ».

Le passage au chronotachygraphe électronique en 2004 ne fait donc que perpétuer une logique de trente ans d’age ! Cette logique s’applique à toutes les entreprises de tout corps de métiers ayant des véhicules de transport routier de marchandises ou de personnes (voir les dérogations au chapitre « aller plus loin »).

Concernant les données générées par le chronotachygraphe, ces textes imposent des obligations de plusieurs types :

Obligations d’archivage, de fournir du matériel conforme aux conducteurs (disques, cartes), de soin à apporter au matériel autant par le chef d’entreprise que par le conducteur, de dépannage
Obligations de renseigner correctement les données originales, de vérifier la manipulation correcte du sélecteur.

D’autre part, des décrets français et la Convention Collective Nationale des Transports Routiers et des AAT rajoutent pour les entreprises de leurs ressorts certaines obligations supplémentaires :

Les données issues du règlement CEE 3820 servent à établir la rémunération du conducteur
Obligation de fournir les données d’origine à toute demande d’un conducteur, ou d’un corps de contrôle.

Les questions :

Les questions qui se posent sont les mêmes que celles posées par le disque papier. Il faut donc faire correspondre à chaque cas une nouvelle réponse :

Ancien système : feuille d’enregistrement
(tachy annexe 1)

Nouveau système : données électroniques
(tachy annexe 1B)

Obligations d’archivage

Râtelier, boites d’archives Archivage électronique de la carte conducteur et de la mémoire du chronotachygraphe.

Obligations de renseigner

Mentions manuscrites, manipulation du sélecteur Sélecteur de pays, manipulation du sélecteur

Rémunération du conducteur

Ordinateur, tète de lecture et logiciel informatique ; ou prestataire extérieur Ordinateur, lecteur de carte à puce, matériel volant de téléchargement et logiciel ; ou prestataire extérieur

Fournir les données

Photocopie des disques Disquette, CD, prêt d’un ordinateur et des données

 

D’autre part, ces questions se posent différemment pour des entreprises équipées ou non d’ordinateur, ainsi que pour les entreprises ayant des approches totalement différentes concernant le chronotachygraphe.

Les réponses Tg2S :

Les réponses Tg2S respectent l’environnement.
Quelle que soit la solution en place dans l’entreprise, Tg2S s’y adapte. Aucun remplacement de matériel ni de logiciel n’est nécessaire.

Solution existante dans l’entreprise
Solution Tg2S correspondante
Obligations d’archivage
si néant =>
Collecte des données depuis un ordinateur ou par un système propre à Tg2S : carte conducteur et chronotachygraphe.
Obligations de renseigner
Concerne le conducteur
Rémunération du conducteur
si néant =>
Tg2S renvoie les résultats sous forme de tableau en clair par télécopie ou par messagerie.
Possibilité de Paye à la main.
Si logiciel propre à l’entreprise ou logiciel du commerce =>
Tg2S met à disposition les données brutes.
Celles-ci sont injectées dans le logiciel de l’entreprise.
Si traitement de la lecture des disques par un prestataire extérieur =>
Tg2S renvoie les données au prestataire extérieur.
Le prestataire traite les payes.
Possibilité de partenariat dans le contrôle des activités.
Fournir les données
Si néant ou prestataire extérieur =>
A la demande de l’entreprise, Tg2S fournit le CD-ROM à l’entreprise qui l’expédie au demandeur.
Si logiciel =>

 

Le nouveau chrono d’accord. Mais moi, au bureau, je n’ai qu’un fax…

 

Les Très Petites Entreprises ne sont pas toutes équipées d’un ordinateur. Le bureau du responsable, c’est son véhicule ! Lorsqu’une de ces entreprises va acquérir un véhicule équipé du chronotachygraphe numérique, que va-t-il se passer ?

Les questions :

Le remplacement du disque de chronotachygraphe en papier par des données numériques conduit l’entreprise vers cette question de taille :en l’absence d’ordinateur,

comment récupérer les données de la carte à puce, et les données de la mémoire du chronotachygraphe ?

comment stocker les données puisque c’est une obligation légale (comme précédemment pour les feuilles d’enregistrement en papier) ?

comment visualiser les activités du conducteur afin de vérifier la manipulation du sélecteur ?

 comment traduire les données numériques en nombre d’heures afin de préparer la paye ?

Les réponses Tg2S :

Cette situation n’est pas une difficulté pour Tg2S qui propose aux entreprises une solution très simple :

Tg2s collecte les données de la carte à puce et de la mémoire du chronotachygraphe avec ses propres outils, lesquels ne nécessitent pas d’ordinateur. Une simple ligne téléphonique suffit.

Tg2S assure l’archivage en toute sécurité des données l’entreprise, pour son compte. Le chef d’entreprise est rassuré.

Tg2S envoie, à intervalles préalablement définis, les résultats bruts des données du chronotachygraphe sur la télécopie de l’entreprise. L’exploitant ne devient pas aveugle du fait qu’il n’y a plus de disque papier !

L’entreprise peut continuer à préparer sa pré-paye, comme précédemment.

PC en panne… Données perdues… Qu’est-ce que je risque ?

 

L’archivage des feuilles d’enregistrement est une obligation (règlement CEE 3821/85 du 20 décembre 1985, Art. 14, $2). Cette obligation se reporte évidemment dans le cas des données numériques du nouveau chronotachygraphe.

Les entreprises équipées de systèmes informatiques vont recevoir une mise à jour de leurs éditeurs de logiciels de gestion sociale, leur permettant de collecter et d’archiver localement les données des cartes à puce de leurs conducteurs, ainsi que les données de l’UEV. Il est évident que, en plus de ces mises à jour en matériels et logiciels, le système doit impérativement comporter un outil fiable et sûr de sauvegarde informatique. A ce titre, seuls les DAT/DLT et les DVD peuvent être considérés comme des outils fiables et sûrs.

Les questions :

En cas de défaillance de l’ordinateur, entraînant la perte des données des disques durs, une restauration depuis les sauvegardes s’impose. Quel risque court l’entreprise en cas de défaillance du système de restauration ? Bien sûr, en termes de gestion, la perte des données est aussi grave que la perte de toute autre donnée sensible pour l’entreprise, comme la facturation, la paye, la comptabilité.

Mais l’obligation légale que nous venons de rappeler conduit, en cas de manquement, à des conséquences pénales :
La non conservation en entreprise est réprimée par l’Art. 3, al. 1 du décret 86-1130 (voir les textes). Le NATINF 7696 relève alors une infraction de 4ème classe… par enregistrement manquant (?).

L’entreprise doit donc justifier que l’impossibilité de restaurer les données est un cas de force majeure, c’est à dire imprévisible, irrésistible, incontournable.

Les réponses Tg2S :

Sans modifier l’organisation interne de l’entreprise, Tg2S propose une externalisation de l’archivage et donc de la sauvegarde, selon une méthode très simple :

Tg2S collecte, sur son coupleur branché sur l’ordinateur, les données de la carte conducteur. Nous archivons celles-ci sur nos systèmes de sauvegarde.

Tg2S collecte, sur l’ESI de l’entreprise, les données du chronotachygraphe (l’UEV). Nous archivons celles-ci sur nos systèmes de sauvegarde.

Tg2S dépose, dans un répertoire déterminé à l’avance, les données de la télécollecte.

L’opérateur, localement, peut alors intégrer les données originales dans son application informatique.

PC en panne… données perdues ? A la demande de l’entreprise exclusivement, Tg2S est en mesure de lui restituer immédiatement ses données originales. Le risque pénal s’évanouit pour le chef d’entreprise.

Mon conducteur est a l’autre bout de la France.
Comment je récupère les données de sa carte a puce ?

 

Certaines entreprises de transport pour compte d’autrui ou même en compte propre, exécutent des contrats faisant obligation aux conducteurs de s’éloigner ou rester de manière permanente éloignés d’un dépôt ou d’un point d’attache fixe de leur employeur.

Les systèmes actuels de collecte des disques de chronotachygraphes mis en place par les entreprises pratiquant ces missions sont simples : envoi par voie postale ou courrier interne des feuilles d’enregistrement. La gestion sociale pouvant se faire soit de manière décentralisée dans les agences, soit sur un seul site qui gère les temps et la paye.

Les questions :

Les questions sont de plusieurs ordres, selon l’organisation des entreprises. Puisque la voie postale n’est plus utilisable, il faut :

d’une part un point de collecte,

d’autre part un système de télécommunication,

enfin, une procédure de collecte en fonction de la destination des données
(données de gestion – données légales), et point d’arrivée unique ou multiple.

Les réponses Tg2S :

Tg2S apporte des solutions multiples, compatibles avec tous les cas de figure, le seul besoin étant un accès au réseau filaire RTC.

En ce qui concerne la collecte :
Le boîtier T2S est très discret, il est transportable, et permet la collecte des cartes et des UEV sur les sites dépourvus d’informatique.

En ce qui concerne la restitution :
Par son système de centralisation des données sur un unique serveur, Tg2S peut à la fois assurer l’archivage des données, et restituer les fichiers dans le but de la gestion sociale exactement à l’endroit souhaité par l’entreprise.

La carte va remplacer le disque. Comment voir la journée des conducteurs ?

 

La transformation des données analogiques en données numériques est une des premières difficultés de cette mutation pour les entreprises, et ce sur deux plans :

d’une part la dématérialisation : La feuille d’enregistrement (en fait le disque de chronotachygraphe) prévue par le règlement CEE 3820 en décembre 1985 peut être manipulée, observée, analysée aisément. Le nouveau système par carte à puce rend les données invisibles, stockées d’une part dans la mémoire de la puce, d’autre part dans la mémoire de l’Unité Embarquée ;

d’autre part le passage de l’analogique au numérique :
Tous les chefs d’entreprise, les conducteurs, et les personnes qui travaillent régulièrement sur les disques de chronotachygraphe ont l’habitude d’en décrypter les secrets. En effet, l’aspect analogique, c’est-à-dire graphique, permet à l’œil exercé de calculer rapidement les temps, de déceler facilement les anomalies.

Les questions :

La disparition que nous venons de décrire de la feuille d’enregistrement en papier, et par conséquent des graphiques dont l’interprétation est parfaitement maîtrisée par la profession, supprime toute visibilité de l’activité quotidienne des conducteurs.

D’autre part, toutes les études, les publications, les communiqués des constructeurs concernant le chronotachygraphe numérique supposent, avec le nouveau système, l’utilisation d’un équipement informatique (ordinateur + logiciel ou Internet si ASP). Ce dernier est nécessaire à l’accomplissement de la tâche de collecte et de visualisation.
Or un tel équipement ne peut se trouver partout, ni se dupliquer en une infinité d’exemplaires.

Les conducteurs, les exploitants, les chefs d’entreprises, peuvent devenir aveugles en face de la carte à puce.

Les réponses Tg2S :

Les conducteurs semblent les moins bien lotis. Certes, le nouveau chronotachygraphe devient « parlant ». En effet, plusieurs affichages sur l’écran de l’UEV (avec possibilité d’impression sur l’imprimante thermique) permettent à ceux-ci de connaître certains cumuls de temps et certaines infractions au règlement CEE 3820, mais le contrôle « à l’œil » que les conducteurs ont l’habitude aujourd’hui d’opérer ne peut plus se pratiquer.

Pour ce qui est des entreprises, et comme pour les autres questions, Tg2S propose plusieurs réponses :

  lorsqu’il n’y a pas d’informatique ou de connexion Internet sur le lieu ou doit se faire le contrôle visuel, Tg2S envoie, à intervalles préalablement définis, les résultats bruts et la transcription en graphiques des données du chronotachygraphe sur la télécopie de l’entreprise. L’exploitant n’est plus aveugle du fait qu’il n’y a plus de disque papier !

lorsque l’entreprise dispose d’un accès Internet, les données sont accessibles confidentiellement par le site Tg2S, après avoir été téléchargées depuis la carte du conducteur.

Pour mes pré-payes, les disques vont chez un prestataire externe ; Comment continuer ?

 

De nombreuses entreprises de transports, TPE, PME, mais aussi certains groupes importants, confient la tâche du calcul des pré-payes, voire des payes, à des organismes extérieurs.

Ce souhait d’externalisation trouve son origine dans plusieurs motivations dont voici les principales :
le temps passé actuellement pour numériser le disque en papier avant traitement informatique ;
le principe d’impartialité de la lecture qui prévaut pour les entités qui procèdent à cette mission ;
la compétence de ces consultants, du fait de leur contact permanent avec les textes, les conventions collectives, les accords de branches, leur permettant d’être immédiatement réactifs aux modifications des modes de rémunération des conducteurs routiers, en particulier pour la branche du transport terrestre !
la disponibilité pour répondre à des questions pointues, à des difficultés rencontrées par les chefs d’entreprise, à des soucis pour remédier aux infractions constatées par les administrations de contrôle.

Cette mission, accomplie par des sociétés de droit privé, par des organisations professionnelles, par des groupements pour leurs adhérents, par certaines sociétés de transports pour leurs sous-traitants ou collègues, est un maillon essentiel du volet social des entreprises de transport routier. Or, le passage à la carte puce électronique a pour conséquence majeure directe la diminution du temps passé à la lecture, puisqu’il n’y a plus de numérisation des graphiques de la feuille d’enregistrement, mais toutes les autres motivations que nous venons d’évoquer ci-dessus continuent à s’appliquer… et certainement de façon encore plus importante !

Les procédures actuelles de collecte des disques de chronotachygraphes et de restitution des informations mises en place entre les entreprises et leurs consultants sont simples : envoi par voie postale ou collecte physique des feuilles d’enregistrement. Les feuilles d’enregistrement et les résultats sont ensuite restitués soit par voie postale ou remis en main propre ou bien visualisés sur un site Internet, en ASP.

Les questions :

Avant d’aborder celle-ci, il convient de préciser un détail. Au moins une des télécollectes régulières doit obligatoirement conduire à un archivage des données signées des cartes conducteurs et des UEV. Toutefois, il est convenu que les seules données de la carte conducteur sont généralement suffisantes pour procéder aux traitements de la pré-paye.

Cette question est très simple, mais de taille !
Le conducteur ne pouvant pas se démunir de sa carte, comment collecter les données, et les transmettre au prestataire externe ? Le principe d’un déplacement mensuel des conducteurs chez le prestataire semble peu élégant, sauf en cas de réelle proximité !

Les réponses Tg2S :

Le début des réponses est commun avec une autre question : Mon conducteur est à l’autre bout de la France, comment je récupère les données de sa carte à puce ? , d’autres éléments de réponse se trouvent aussi dans la page Tg2S, la réponse professionnelle / Prestations et systèmes :

Ainsi, nous allons utiliser les capacités de Tg2S à collecter à distance les informations pour les restituer au prestataire.

Pour assurer cette collecte sur les serveurs Tg2S, nous utilisons :
soit un boîtier T2S très discret, transportable, qui permet la collecte des cartes et éventuellement des UEV sur les sites dépourvus d’informatique.
soit un logiciel Tg2S sur un PC, qui collecte les données de la carte et éventuellement de l’UEV (système PC2S). La télétransmission peut se faire soit par le téléphone, soit par Internet.
Si le client le souhaite, les données sont archivées par Tg2S.

En ce qui concerne la restitution ou la duplication :
Grâce à son système de centralisation des fichiers, et sur instruction de l’entreprise qui reste évidemment propriétaire de ses propres données, Tg2S retourne les fichiers collectés des cartes conducteurs EXACTEMENT DANS LE MÊME FORMAT QUE LA COLLECTE, MUNIS DE LEURS SIGNATURES, vers les prestataires de service de pré-paye quelle que soit leur localisation en France :
par messagerie
par FTP
sur un domaine protégé.

Ceux-ci n’ont plus qu’à intégrer ces fichiers sur leurs systèmes de traitement, et continuer à travailler avec chaque client exactement comme ils le faisaient précédemment. L’écueil de la carte à puce est ainsi contourné. Le prestataire n’a donc pas la nécessité de changer son outil, hormis sa mise à jour qu’il aurait de toute façon réalisée, car nécessaire à la prise en compte du fichier de données en provenance de la carte. Ce mode de fonctionnement permet effectivement au prestataire externe de conserver ses pratiques en usage avec ses clients.

J’ai un contrôle en entreprise la semaine prochaine. Comment je fournis les données ?

 

Rappelons, pour répondre à cette question, que l’archivage des données numériques signées provenant tant des cartes à puce des conducteurs que des UEV est une obligation dictée par le règlement CEE 3821/85 dernièrement modifié. Nous en évoquons les détails en de nombreuses pages de ce site.

Il incombe donc aux entreprises équipées de systèmes informatiques de se manifester auprès de leur éditeur de logiciel de gestion sociale pour se procurer une mise à jour. Cette mise à jour doit impérativement comporter (entre autres) un outil fiable et sûr de gestion des fichiers d’origine, outil qui couvrira les fonctionnalités d’application locale pour répondre à l’obligation réglementaire.
Cet outil se compose d’une part d’un système de classement dans les répertoires de la mémoire de masse de l’ordinateur des fichiers télécollectés, et d’autre part d’un système d’indexation permettant de retrouver les données d’un conducteur à l’intérieur d’une période définie.

Les questions :

A la demande d’un corps de contrôle, l’entreprise a l’obligation de fournir, sur un support défini par chaque État membre, les données légales qu’elle aura téléchargé : il s’agira principalement d’un CD (ou DVD) ROM. Trois situations peuvent se rencontrer, en fonction de l’équipement informatique de l’entreprise.

a) Pour une entreprise informatisée, utilisant un logiciel de gestion sociale.

b) Pour une entreprise informatisée, mais sans logiciel de gestion sociale.

Dans ces deux premiers cas, les opérateurs du marché pourraient répondre à cette demande. Mais apparaît immédiatement en corollaire la question de la responsabilité pénale du chef d’entreprise (voir PC en panne, et zoom sur…). Il faut de plus la présence impérative d’un graveur de CD/DVD sur le poste informatique qui procède à ces opérations.

c) Entreprise non informatisée.
Cette situation ne permet pas de répondre à l’exigence de fourniture des données légales, … en dehors de la solution Tg2S ! (voir la conclusion de un nouveau système/les conséquences ; et le nouveau chrono d’accord… ).

Les réponses Tg2S :

Tg2S propose une solution alternative à ces contraintes techniques et d’organisation. En effet, grâce à son système de collecte universel, et quel que soit l’environnement informatique de l’entreprise, Tg2S effectue un archivage centralisé sur ses propres serveurs des données signées, sans en perturber d’aucune manière l’organisation en place. Il est contractuellement spécifié entre Tg2S et son client que Tg2S n’est pas propriétaire de ces données, qu’il ne s’agit que d’un « gardiennage » au sens du Code Civil , établi pour la durée du contrat avec celui-ci.

A toute demande authentifiée de l’entreprise afin de répondre par exemple à la requête d’un corps de contrôle, Tg2S lui envoie en retour (et à elle seulement), un CD (ou DVD) ROM qui contient les fichiers de données signées correspondant à la requête des contrôleurs. L’entreprise n’a plus qu’à présenter aux contrôleurs ce CD, en ayant la certitude de la qualité et de l’authenticité des données qui y sont gravées.